Samen weer vooruit: hoe een team van interimmers de aanbesteding van Publiek Vervoer op de rails kreeg

Hoe krijg je een complexe aanbesteding met 23 opdrachtgevers weer op de rails? Bij Publiek Vervoer Groningen Drenthe begon dat met een reset van het proces en een team dat echt samenwerkt. In die setting zorgt Tim van der Zande, interim inkoopadviseur via SBMC, voor de vertaling van inhoudelijke input naar consistente en juridisch houdbare aanbestedingsdocumenten, en helpt hij om plannen om te zetten in een traject dat daadwerkelijk vooruitgaat.

Een aanbesteding die niet vooruitkwam

Toen Tim van der Zande in februari 2025 via SBMC begon bij Publiek Vervoer Groningen Drenthe, stapte hij niet in een gespreid bedje. Integendeel zelfs. De aanbesteding waar het allemaal om draaide, het doelgroepenvervoer voor 22 gemeenten, liep formeel wel, maar kwam in de praktijk nauwelijks vooruit; inhoudelijk gebeurde er van alles, maar het proces zat vast. “Bij mijn start merkte ik aan alles: dit is complex,” vertelt Tim. “Niet alleen door de inhoud, maar vooral door het aantal partijen. Drieëntwintig opdrachtgevers, allemaal met hun eigen belangen en tempo. Dan moet je het wel strak organiseren.” Dat gebeurde toen de bezetting veranderde!

Terug naar de basis

Met de komst van directeur ad interim Reinoud Dirksen en interim projectleider Wilco Bos vanuit Haskoning werd besloten het anders aan te pakken. Geen kleine aanpassingen, maar een echte reset van het hele aanbestedingstraject: wat ligt er al? wat klopt er? wat niet? Wat hebben we nodig om dit wel goed te doen?

De zomer van 2025 stond volledig in het teken van die herstart. Alles werd opnieuw tegen het licht gehouden: planning, team, rollen, budget en aanpak. Reinoud vertelt hierover: “We hadden haast, maar we moesten ook eerlijk zijn. Als je doorgaat op een fundament dat niet stevig is, loop je later vast. Dus we hebben eerst de basis op orde gebracht.” En dat betekende ook: keuzes maken. En structuur aanbrengen waar die er eerst nauwelijks was.

Van eilandjes naar een gedragen inhoud

Voor Tim bleef zijn rol in de kern hetzelfde: hij was en bleef verantwoordelijk voor het Programma van Eisen en de aanbestedingsdocumenten. Wat veranderde, was de context. Door de nieuwe bezetting konden keuzes worden gemaakt en afgedwongen richting bestuur. Daardoor kwam er beweging in een proces dat eerder bleef hangen en kreeg zijn werk eindelijk tractie.

Als interim inkoopadviseur is hij degene die alle input vertaalt naar aanbestedingsdocumenten. Van beleidskeuzes tot praktische eisen. Van gesprekken met gemeenten tot concrete bepalingen waar straks op wordt ingeschreven. Maar die inhoud moet wel ergens landen. “Je kunt een goede aanbesteding schrijven,” zegt Tim, “maar als er geen mandaat en staand proces is, loopt alles vast.”

Volgens Wilco was dat precies wat er eerder gebeurde: “De inhoud was er grotendeels al. Daar lag echt een goede basis. Alleen werd het niet afgerond, niet doorgezet. Daar zat de grootste bottleneck.” Met de nieuwe manier van werken veranderde dat snel.

Eén dag die het verschil maakt

Sinds de herstart werkt het team met een vast ankerpunt in de week: woensdag.

Dan zit iedereen die bij de aanbesteding betrokken is bij elkaar op het kantoor in Assen. De dag waarop alles samenkomt en er besluiten worden genomen, acties uitgezet en knelpunten opgelost. “Dat is echt onze ruggeningsdag.” Zegt Reinoud. 

Daaromheen wordt snel geschakeld via korte lijnen: appjes, belletjes en even snel sparren. Maar de echte voortgang zit in die ene dag waarop iedereen volledig aangehaakt is. Het effect is groter dan je misschien denkt. Niet alleen op tempo, maar vooral op samenwerking. Tim vertelt: “Je merkt dat je echt als team gaat werken. Je zit niet meer op eilandjes. Iedereen weet waar we staan en waar we naartoe werken.”

Verschillende petten, één team

Wat deze opdracht interessant maakt, is dat het team niet uit één organisatie komt; Reinoud is zelfstandige, Wilco komt vanuit Haskoning, Tim werkt via SBMC en daarnaast zijn er collega’s vanuit Publiek Vervoer en de gemeenten zelf. Op papier een mix van partijen. In de praktijk één team.

In dat team heeft iedereen een duidelijke rol. Wilco trekt het aanbestedingsproces. Tim zorgt voor de vertaling naar sterke aanbestedingsdocumenten: hij brengt structuur aan, stelt kritische vragen en zorgt dat alles wat inhoudelijk wordt aangeleverd ook logisch, consistent en aanbesteedbaar is. Reinoud bewaakt de lijn richting bestuur en organisatie.

Daaromheen zit de kennis van contractbeheer, uitvoering en beleid.

“Er zit geen afrekencultuur meer in,” zegt Wilco. “Als iets bij iemand ligt, dan vertrouw je erop dat het goed komt. Je controleert elkaar op kwaliteit, maar je gaat niet op elkaars stoel zitten.” Volgens Reinoud is dat precies waarom het werkt. “Ik hoef niet overal bovenop te zitten. Ik weet: als iets bij Tim ligt, dan komt het goed. Dat geldt voor iedereen in dit team.”

Complexiteit in de praktijk

De aanbesteding zelf is allesbehalve standaard. Doelgroepenvervoer zit op het snijvlak van mobiliteit en sociaal domein. Het gaat niet alleen over efficiëntie of kosten, maar ook over bereikbaarheid en maatschappelijke impact. En kan het soms wringen. Een mobiliteitsambtenaar kijkt naar bezettingsgraad en kosten per rit. Een beleidsadviseur sociaal domein kijkt naar wat een rit betekent voor iemand die afhankelijk is van vervoer. Die werelden komen samen in één aanbesteding. En dus ook in één set eisen. Tim vertelt: “Daar zit de echte uitdaging omdat je moet snappen wat de consequenties zijn van wat je opschrijft. Niet alleen juridisch, maar ook in de praktijk. Voor de vervoerder, voor contractbeheer en voor de gemeenten.” 

De rol van SBMC: meedoen, niet meekijken

Voor Tim is dit precies het soort opdracht waar hij energie van krijgt. Complex, inhoudelijk stevig en met genoeg ruimte om echt verschil te maken. Hij vertelt: “Het is een klein clubje en daardoor kun je echt impact maken. Als je een goed idee hebt, kun je dat ook meteen doorvoeren. Je bent geen klein radertje in een groot geheel.”

Via SBMC kwam hij binnen als inkoopadviseur, maar in de praktijk doet hij meer dan alleen de aanbesteding. Hij denkt mee, pakt op wat nodig is en beweegt mee met wat de opdracht vraagt.

“Het is niet zo dat je hier alleen maar je stukje doet en klaar,” zegt hij. “Er komt van alles langs. En als je kunt helpen, dan help je.”

Ook dit soort impact maken?

Wat Tim bij Publiek Vervoer doet, is precies waar veel inkoopadviseurs energie van krijgen, maar lang niet altijd de ruimte. Werken aan een complexe opdracht, midden in een team, met echte verantwoordelijkheid en zichtbare impact.

Bij SBMC werk je niet aan de zijlijn, maar stap je dit soort organisaties binnen om het verschil te maken. Niet als ‘de externe’, maar als onderdeel van het team.

Ben jij zo’n senior adviseur die houdt van complexe vraagstukken, verantwoordelijkheid pakt en het leuk vindt om samen iets neer te zetten dat echt werkt? Check dan onze vacatures en wordt onderdeel van good company!