Stijgende brandstofprijzen bij aanbestedingen: hoe ga je hiermee om?

De recente stijging van brandstofprijzen zorgt wereldwijd voor onrust, en dat is ook binnen aanbestedingen en contractmanagement duidelijk merkbaar. Leveranciers benaderen opdrachtgevers met vragen, zorgen en verzoeken tot prijsaanpassing. Voor aanbestedende diensten ontstaat daardoor een lastig vraagstuk: hoe ga je zorgvuldig en consistent om met prijsstijgingen binnen lopende contracten en aanbestedingen?

In de praktijk zien we dat inkopers, inkoopmanagers en contractmanagers vooral behoefte hebben aan nuance, duidelijke besluitvorming en concrete handvatten voor gesprekken met leveranciers over prijsstijgingen, indexatie en risicoverdeling. Dit blog speelt daarop in. Enerzijds proberen we hiermee ondersteuning te bieden bij het duiden van prijswijzigingen en het stellen van de juiste vervolgvragen richting leveranciers. Anderzijds geeft het inzicht in hoe bij nieuwe aanbestedingen en contracten beter rekening kan worden gehouden met onvoorziene (geopolitieke) prijsontwikkelingen, zoals nu het geval in Oekraïne, Rusland en Iran.

We lichten toe wat er momenteel speelt, waarom deze situatie zich onderscheidt van eerdere crises en welke mogelijkheden aanbestedende diensten hebben, zowel binnen lopende contracten als bij toekomstige aanbestedingen.

Wat betekenen stijgende brandstofprijzen voor aanbestedingen en contracten?

Geopolitieke ontwikkelingen en verstoringen op de oliemarkt zorgen de afgelopen periode opnieuw voor hogere brandstofprijzen, met Nederland op moment van schrijven (mei 2026) als koploper in Europa. Nou net iets waar je geen koploper in hoopt te zijn als land. 

Met name in sectoren waar brandstof een aanzienlijke kostencomponent vormt, zoals transport en facilitaire dienstverlening, of waar olieproducten een belangrijk onderdeel zijn van opdrachtdelen of deelfabrikaten – zoals in de maakindustrie (met name die waarvan plastic een groot component is) en de bouw – wordt deze stijging direct gevoeld. Leveranciers wijzen op hun stijgende kosten en toenemende druk op marges en liquiditeit. In sommige gevallen leidt de combinatie hiervan, binnen sectoren die van oudsher al met krappe marges werken, zelfs tot risico’s voor het voortbestaan van het bedrijf.

Tegelijkertijd zien wij in de praktijk dat veel meldingen en verzoeken generiek van aard zijn en vaak niet tot nauwelijks onderbouwd. Soms ontvangen aanbestedende diensten zelfs identieke brieven die door leveranciers aan al hun opdrachtgevers zijn gestuurd, met een beroep op “de crisis” of “de marktsituatie”. Die signalen verdienen aandacht, maar vragen ook om zorgvuldige beoordeling door contractmanagers en -beheerders en consistente behandeling binnen de gehele organisatie en afdelingen binnen dezelfde organisatie.

Uit analyses van het Centraal Plan Bureau (CPB) volgt een belangrijk inzicht:
brandstofkosten vormen in veel contracten slechts een beperkt deel van de totale kostprijs. Dat geldt niet alleen buiten, maar óók binnen de transportsector, waar brandstof gemiddeld een minderheid van de totale kosten vertegenwoordigt naast arbeid, materieel, onderhoud, afschrijving en overhead.

Een stijging van de brandstofprijs leidt dus niet automatisch tot een evenredige stijging van de totale contractprijs. Dat betekent dat:

• generieke verzoeken tot prijsverhoging, zonder specificatie onvoldoende zijn;
• inzicht nodig is in welk deel van de kostprijs daadwerkelijk gestegen is;
• beoordeling per contract en per kostendrager essentieel is;
• er rekening gehouden moet worden met aanstaande indexatiemomenten, waar vaak brandstof/olieproducten (zoals in bijv. de NEA-index voor de vervoersbranche (brandstof) of de GWW-index/GWW-risicoregeling, (olieproducten en brandstof)) (één van) beiden in mee zijn genomen.

Voor aanbestedende diensten zijn de hiervoor genoemde punten een belangrijk uitgangspunt in gesprekken met leveranciers om onderbouwd te zien wat de daadwerkelijke kostenstijging is voor het contract. Kennis van de eigen contracten, opbouw van prijzen in de verschillende sectoren en mogelijk al getroffen voorzieningen in de contracten en/of voorwaarden helpen bij het gemotiveerd kunnen afwijken van de verzoeken tot prijsaanpassing.

Waarom verschillen deze prijsstijgingen van de coronacrisis?

De vergelijking met de coronacrisis wordt regelmatig gemaakt, maar gaat maar ten dele op.

Tijdens corona was er wereld-breed en in praktisch alle sectoren sprake van:

• plotselinge vraaguitval;
• grootschalige stillegging van productie;
• verstoorde wereldwijde ketens;
• noodzaak tot acute steun en flexibiliteit.

De huidige situatie kent een ander karakter:

• de economie draait grotendeels door;
• toeleveringsketens zijn voor een belangrijk deel hersteld;
• het gaat vooral om prijsvolatiliteit, niet om structurele stilstand of schaarste. En daarbij een vorm van volatiliteit die niet uniek is (oorlog Oekraïne – Rusland, eerdere diverse oorlogen in het Midden-Oosten/de Golfstaten).

Het CPB zegt hierover in hun artikel van 16 april 2026 het volgende: “De Nederlandse invoer uit de Golfregio bestaat vooral uit olie. Kleinere bedrijven die uit deze regio importeren zijn, over het algemeen, afhankelijker van hun leverancier. Er zijn echter weinig producten die geïmporteerd worden uit de golfregio die niet vervangbaar zijn door invoer uit andere landen, zij het waarschijnlijk wel tegen een hogere prijs.

Het vergroten van weerbaarheid van huishoudens en bedrijven tegen prijsschokken als deze, vraagt om minder afhankelijkheid van fossiele energie. Generiek beleid is inefficiënt en kan bovendien de energietransitie vertragen. Steunbeleid dient daarom vooral tijdelijk en gericht zijn. Als energieprijzen langdurig hoog blijven komt de tijdelijkheid van steunmaatregelen in het gedrang: daarbij past beleid dat inzet op transformatie van energiegebruik en -productie.” 

Het grote verschil met de coronacrisis is daarmee dat de huidige situatie minder draait om acute ontwrichting en meer om marktvolatiliteit en stijgende prijzen. Dat vraagt ook om een andere reactie van aanbestedende diensten. Waar tijdens corona vaak sprake was van noodmaatregelen en brede steun, ligt de nadruk nu veel meer op het zorgvuldig beoordelen van daadwerkelijke kostenstijgingen, risicoverdeling en bestaande contractafspraken.

Hoe ga je om met prijsstijgingen binnen lopende contracten en aanbestedingen?

Veel aanbestedende diensten kiezen er momenteel bewust voor om terughoudend om te gaan met verzoeken tot acute prijsaanpassingen. In de praktijk betekent dit dat zij vasthouden aan bestaande contractafspraken, de lijn van het Rijk volgen door prijsontwikkelingen actief te monitoren en niet direct overgaan tot ingrijpen. Deze afwachtende houding vraagt wel om zorgvuldige communicatie richting leveranciers, waarbij helder wordt toegelicht welke afwegingen worden gemaakt en waarom.

Niet ieder verzoek om prijscompensatie hoeft direct te leiden tot een aanpassing van afspraken, maar het helpt ook niet om signalen vanuit de markt direct weg te wuiven. Zie het als een belangrijk moment om samen met leveranciers scherp te kijken welk kostencomponent nu echt stijgt, welk deel al in indexaties zit verwerkt en welke risico’s bij het normale ondernemersrisico horen. In de praktijk zien wij dat organisaties die vooraf goede afspraken maken over indexatie, risicoverdeling en prijsherziening, in dit soort situaties simpelweg minder discussie hebben aan tafel.

Daarbij is het van belang om ook vooruit te kijken naar reeds overeengekomen indexatiemomenten binnen het contract. Wanneer op korte termijn een reguliere indexatie plaatsvindt, kan een deel van de actuele prijsstijging daarin al worden opgevangen. Hetzelfde geldt voor nieuw aan te besteden contracten die pas na een volgende indexatieronde ingaan. In die situaties ligt tussentijdse compensatie minder voor de hand, omdat de prijsontwikkeling reeds als onderdeel van de reguliere indexatiesystematiek wordt verwerkt.

In de praktijk zien wij bijvoorbeeld dat prijzen die nu worden aangeboden, bij ingang van het contract per 1 januari 2027 opnieuw worden geïndexeerd. De huidige stijging van brandstof- en olieprijzen vormt daarmee feitelijk al een component binnen die toekomstige prijsaanpassing.

Tegelijkertijd is dit geen volledig nieuw vraagstuk. Eerdere crises laten zien dat consistent handelen ook zorgt voor een betrouwbare opdrachtgever. Voor lopende contracten betekent dit dat het contract het uitgangspunt blijft, met aandacht voor:

• een zorgvuldige analyse van de gemaakte risicoafspraken;
• het alleen bieden van ruimte voor tijdelijke oplossingen bij aantoonbare uitzonderingen;
• het bewaken van consistentie in de toepassing van afspraken.

Voor nieuwe aanbestedingen ligt er juist een kans om beter te anticiperen op prijsontwikkelingen. Dit kan onder meer door:

• het opnemen van (prijs)herzienings- of indexatieclausules;
• het maken van afspraken op kostendragerniveau (bijvoorbeeld brandstof los van arbeid);
• het hanteren van objectieve en transparante indexen;
• het niet onnodig passeren van in een sector/markt gebruikelijke voorzieningen door ze standaard in contracten uit te sluiten (bijv. de risicoregelingen GWW, en Woning en Utiliteitsbouw);
• het vooraf duidelijk afbakenen van wat wel en niet wordt gecompenseerd.

PIANOo beschrijft deze mogelijkheden uitgebreid in de handreiking Maatwerk bij prijsstijgingen.
Bij SBMC ondersteunen wij verschillende klanten rondom het toepassen van indexatie bij:

• het ontwikkelen van beleid rondom prijsstijgingen;
• het beoordelen van verzoeken van leveranciers (zowel binnen lopende contracten of aanbestedingsprocedures)
• het opstellen van toekomstbestendige contracten en aanbestedingsstukken.

Grip houden op prijsstijgingen binnen aanbestedingen en contracten

Stijgende brandstof- en olieprijzen zijn een realiteit. Maar ze vragen om analyse, proportionaliteit en beleid, niet om automatische aanpassingen of reacties uit paniek. Door feiten en context centraal te stellen, blijf je als aanbestedende dienst in controle, straal je stabiliteit en kennis van zaken uit en behoud je een gezonde relatie met de markt. 

Worstel je binnen jouw organisatie met prijsstijgingen, indexatie of verzoeken tot contractaanpassing? De adviseurs van SBMC helpen aanbestedende diensten dagelijks bij contractmanagement, prijsherzieningen en toekomstbestendige aanbestedingen.

Benieuwd hoe jouw organisatie hier slim en consistent mee om kan gaan? Neem contact met ons op! Wij denken graag met je mee.